Automatisation d'entrée de données, oui mais comment?

Chez Intégratech nous avons fait de l’automatisation d’entrées de données notre combat quotidien. Mais afin de pourvoir l’expliquer et l’implanter chez nos clients, nous avons-nous même ajusté nos processus internes afin de les optimiser et de les automatiser au maximum.

Voila donc comment, chez Intégratech, nous avons organisé nos processus.

Centrix One et Sage 50

Importation Centrix One vers Sage 50

Nous utilisons le CRM Centrix One pour la gestion de notre clientèle. C’est donc dans Centrix One que l’information sur nos clients est entrée et mise à jour. Ensuite, Intégraportation nous permet de synchroniser les contacts de Centrix one vers Sage 50. Les nouveaux clients seront ajoutés alors que les clients existants seront mis à jour à partir de l’information des Centrix One (numéro de téléphone, adresse…). En même temps, les soumissions et factures présentes dans Sage 50 seront transférées en tant qu’opportunités dans Centrix One, ce qui permet de voir les soumissions en cours ou les factures du client directement dans le CRM. Cela permet également de suivre le pipeline des opportunités directement dans Centrix One.

Centrix One et Outlook

Pour la gestion de nos courriels, nous utilisons la plateforme Outlook, sur nos ordinateurs et nos cellulaires. Grace à IntégraPortation, notre liste de client présente dans Centrix One est mise à jour directement dans notre répertoire outlook. Nos contacts sont donc toujours à jour entre Centrix One et Outlook.

Centrix et Zoho subscription

Pour nos besoins de facturation récurrente (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) nous avons décidé d’utiliser la plateforme Zoho subscription. Les clients qui doivent être ajoutés dans Zoho le sont directement à partir de Centrix One via l’application IntégraPortation et il ne restera ensuite qu’a créer les factures récurrentes. Comme cela on s'assure que les informations clients sont toujours à jour! 

Zoho subscription et sage 50

Une fois que les factures récurrentes sont envoyées aux clients, IntégraPortation les transferts dans Sage 50. Cela nous permet d’avoir un transfert de donnée automatisé et de pouvoir faire notre gestion comptable dans Sage 50 et d'éviter une nouvelle fois l'entrée manuelle des données.

Access et Sage 50

Notre compagnie sœur, SSCRS, se spécialise dans la tenue de livres comptable et dans les impôts des particuliers. La base de données de la clientèle d’impôts est gérée dans Access. Via IntégraPortation, les factures créées dans la base de données Access sont transférées dans notre base de données Sage 50.

Les données des clients, sont-elles envoyées directement dans le logiciel d’impôt Profile de Intuit. Ainsi, les informations de contacts sont transféresautomatiquement!

XLGL et Sage 50

XLGL est un logiciel construit dans Excel. Il permet d'extraire des données de Sage 50 dans des formats prédéterminés. Terminé les heures de plaisir à bâtir les rapports dans Excel! Nous avons défini différents rapports (rapports de ventes, tableau de bord…) et d’un simple clic nous rafraichissons les données pour sortir le rapport désiré. Pour en savoir plus sur XLGL, consultez cet article de blogue.

Outlook et Sage 50

Nous sommes dans un domaine ou nous chargeons encore beaucoup de nos clients à l’heure. Mais comment garder le fil des heures travaillées, surtout quand l’équipe comprend plusieurs personnes. Nous utilisons donc Outlook pour suivre nos heures travaillées pour chaque client. Ainsi, lors de l’import dans Sage 50, les factures sont créées automatiquement. Pour en savoir plus sur le sujet, consultez notre article de blogue.

Autoentry et Sage 50

Excel et Sage 50

Nous utilisons encore Excel pour différents besoins. Par exemple, pour le calcul des Frais payés d’avance ou le calcul des amortissements mensuels. Grâce à Intégraportation, nous importons les données à partir du fichier excel directement dans Sage 50.

Ce que nous avons présenté ici est la manière dont nous avons conçu nos processus afin de les adapter au mieux à notre domaine. Chaque entreprise a ses propres besoins et ses propres logiciels. En accompagnant nos clients et en comprenant leurs besoins, nous construisons avec eux des processus automatisés adaptés à leur besoins.

Contactez-nous pour en savoir plus!